Новые правила хранения архивных документов

Приняли новые правила хранения архивных документов
Росархив утвердил Правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях. Документ действует с 17.09.2023.
Поскольку полномочия в сфере архивного дела и делопроизводства принадлежат Росархиву, он обновил правила хранения таких документов. Применяйте их вместо Правил из приказа Минкультуры от 31.03.2015 № 526, так как их отменили с 17.09.2023 (приказ Минкультуры от 08.08.2023 № 2367).

Росархив установил, что электронные архивные документы надо хранить с помощью системы хранения электронных документов (СХЭД).

Организации вправе заключить договор возмездного оказания услуг с организацией, уставными документами которой предусмотрено осуществление хранения архивных документов. Ранее такого права не предоставляли.

Теперь единицей классификации и систематизации документов вне зависимости от вида носителя информации является дело. Для учета дел составляют номенклатуру. В государственных организациях дела формируются и оформляются в соответствии с Примерной инструкцией по делопроизводству, а в муниципальных и негосударственных организациях – в соответствии с локальными актами.

Включайте номенклатуру в систему электронного документооборота и СХЭД в качестве справочника, на основании которого осуществляете систематизацию и учет документов, а также их метаданных. Росархив привел примеры номенклатур – основной и для структурного подразделения. Также описали, что должна включать номенклатура.

Установили, что номенклатуру надо разрабатывать в конце каждого года и согласовывать с экспертной комиссией организации. Вводите номенклатуру в действие с 1 января следующего календарного года.

Создайте экспертную комиссию, чтобы проводить оценку документов для архива и согласовывать номенклатуру дел. Если у организации сложная структура или есть подведомственные организации, то надо создать еще и центральную экспертную комиссию.

Росархив установил правила комплектования архива организации. В него надо передать документы Архивного фонда РФ и документы свыше 10 лет хранения, в том числе по личному составу, если нет исключений.

Передавайте дела в архив не ранее, чем через год и не позднее, чем через три – после завершения дела. Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения храните в структурных подразделениях и по истечении срока после экспертизы ценности уничтожайте. Однако руководитель вправе решить передать такие дела в архив, если в структурных подразделениях нет условий для сохранности дел.

Ведомство установило правила оформления дел перед отправкой в архив, порядок их хранения и условия организации архива.

Источник: приказ Росархива от 31.07.2023 № 77.

От Ахмед Тумчаев

Администратор сайта, зам. директора по УВР.